עודכן לאחרונה:
מה עושים כשעובד עוזב? חוסמים את הגישה לחשבון מיד, מעבירים ממנו את הדואר, הקבצים והיומן לעובד שיורש את התפקיד בזמן שהחשבון עדיין פעיל, מפנים את הכתובת שלו לתיבה של המחליף, ורק בסוף סוגרים את החשבון - במחיקה או ברישיון ארכוב. חשוב לדעת שחשבון מושעה ממשיך להיות מחויב במלוא מחיר הרישיון, ולכן השעיה אינה פתרון קבע.
עזיבה של עובד היא אחד הרגעים הרגישים ביותר עבור המידע העסקי, ודווקא אז רוב העסקים עסוקים בגמר חשבון ובטפסים. חשבון שנשאר פעיל שבועות אחרי היום האחרון, קבצים קריטיים שנשארו בבעלות פרטית של מי שכבר לא כאן, ופניות מלקוחות שממשיכות לנחות בתיבה שאף אחד לא פותח - אלה התקלות שחוזרות אצל כמעט כל עסק. הצ'קליסט הזה מסדר את התהליך לפי הסדר הנכון.
ברגע שהעובד מסיים, החסימה צריכה להיות מיידית ולא עד סוף השבוע. בקונסולת הניהול, במסך המשתמש:
נקודה טכנית ששווה להכיר: השעיית משתמש מאפסת בעצמה את קובצי ההתחברות שלו, כך שאין צורך לאפס אותם בנפרד. עם זאת, איפוס קובצי ההתחברות אינו מנתק אפליקציות מותקנות כמו אפליקציית Gmail בטלפון או Drive for desktop במחשב. כדי לנתק אותן צריך את ניהול המכשירים או מחיקה של חשבון העבודה מהמכשיר.
וכאן נקודה שמפתיעה הרבה מנהלים: חשבון מושעה ממשיך להיות מחויב במלוא מחיר הרישיון, גם בתוכנית החודשית וגם בשנתית. השעיה היא צעד ביניים, לא פתרון קבע.
זה השלב שרוב העסקים מדלגים עליו, ואז מגלים חצי שנה אחר כך שההתכתבות המלאה מול הלקוח פשוט איננה. לפני שסוגרים חשבון מעבירים ממנו את כל מה שהארגון צריך: מיילים, קבצים, יומן ומשאבים.
סדר פעולות שחייבים להכיר: חשבון מושעה אינו נגיש לאף שירות, ולכן אי אפשר להעביר ממנו מידע. את המיגרציה מבצעים בזמן שהחשבון עדיין פעיל, או משחררים את ההשעיה באופן זמני לצורך ההעברה בלבד. אם אתם עומדים להשעות - ודאו קודם שהמיגרציה הסתיימה.
שתי דרכים, ובוחרים לפי גודל התיבה ולפי מי מבצע בפועל.
הדרך הפשוטה - ייבוא מתוך Gmail של המקבל. מי שיורש את התפקיד נכנס להגדרות Gmail שלו, ללשונית החשבונות והייבוא, ובוחר לייבא דואר ואנשי קשר מהחשבון של מי שעזב. כל הדואר ההיסטורי נכנס לתיבה שלו, ובנוסף דואר חדש שמגיע לכתובת הישנה ממשיך להיות מועבר אליו למשך 30 יום - חלון חסד נוח בזמן שסוגרים את שאר הקצוות. שתי דרישות: החשבון המקורי חייב להיות פעיל, ובקונסולת הניהול צריכה להיות מופעלת האפשרות של העלאות דואר משתמשים תחת הגדרות Gmail. אם היא כבויה, האפשרות פשוט לא תופיע למשתמש.
הדרך הניהולית - שירות העברת הנתונים. בקונסולת הניהול, תחת ייבוא וייצוא נתונים, מגדירים העברה מחשבון המקור לחשבון היעד. נדרשת הרשאת מנהל-על, ובעל חשבון המקור צריך לאשר את הבקשה. אם החשבון בשליטתכם אפשר לאשר ישירות מהקונסולה, והבקשה פגה תוך 24 שעות אם לא אושרה. אפשר לקבוע תאריך התחלה, לבחור אם לכלול דואר שנמחק וספאם, ולהחריג תוויות שאין בהן צורך. מתאים לתיבות גדולות או כשמעבירים כמה עובדים במקביל.
זו הנקודה שקובעת אם ההעברה מועילה או מזיקה. בלי סדר, אלפי מיילים של מישהו אחר נשפכים לתיבה של עובד פעיל ומשתקים אותה.
קבצים שהעובד יצר ב-My Drive שלו שייכים לחשבון שלו. אם החשבון נמחק בלי העברת בעלות, הקבצים נמחקים איתו - כולל קבצים שהוא שיתף עם אחרים והם עובדים עליהם כל יום. לעומת זאת, קבצים שנמצאים בכונן משותף שייכים לארגון ונשארים במקומם גם אחרי מחיקת החשבון.
את העברת הבעלות אפשר לעשות בפעולה אחת, דרך הגדרות Drive בקונסולת הניהול או דרך אשף מחיקת המשתמש. באשף המחיקה בוחרים למי עוברים כל הקבצים, ומנהל-על יכול להעביר באותה הזדמנות גם את היומן הראשי. את תוכן ה-Gmail אי אפשר להעביר שם בלחיצת כפתור - לשם כך משמשות שתי הדרכים שתוארו למעלה.
זה החלק שהכי מרבים לשכוח, והוא זה שממשיך להציק לארגון חודשים אחרי. אם מוחקים משתמש בלי לטפל ביומן שלו, האירועים שהוא יצר נשארים בלי בעלים: אף אחד לא יכול לעדכן או לבטל אותם, והם ממשיכים לתפוס חדרי ישיבות ומשאבים.
בקונסולת הניהול, בהגדרות היומן, יש מסך ייעודי לניהול אירועים ויומנים משניים לפני מחיקת משתמש. שלוש הפעולות שבו:
אפשר גם לשחרר את המשאבים שהוזמנו בלי להעביר את האירועים עצמם, וכך לפנות חדרי ישיבות שנתפסו לחודשים קדימה. העיבוד לוקח בדרך כלל דקות ספורות. שימו לב שאי אפשר להעביר אירועים של משתמש שנמצא תחת שמירה משפטית.
הכתובת של מי שעזב ממשיכה לקבל פניות מלקוחות ומספקים חודשים ארוכים אחרי. שלוש דרכים לטפל בזה:
חשוב: כדי שהכתובת תשמש כאליאס או כקבוצה, החשבון המקורי צריך להימחק. כתובת אחת לא יכולה לשבת על שני חשבונות, וגם חשבון מושעה או מאורכב עדיין מחזיק בכתובת שלו.
ברגע שהכתובת הישנה הפכה לכתובת חלופית של המקבל, כל הפניות אליה נוחתות בתיבה שלו מעורבבות עם הדואר שלו. שתי דקות של הגדרה פותרות את זה: בונים ב-Gmail מסנן על התנאי אל: הכתובת של מי שעזב, ומחילים עליו תווית ייעודית וצבועה.
מה זה נותן בפועל: כל פנייה שממוענת לתפקיד הישן נכנסת מסומנת, המקבל יודע בשנייה שהוא עונה בכובע הזה ולא בכובע שלו, ואף פנייה לא נבלעת בין המיילים האישיים. אפשר להוסיף למסנן גם סימון בכוכבית לפניות שאסור לפספס, או להיפך - לדלג על תיבת הדואר הנכנס בכתובות שאינן דחופות, כך שהתווית מתמלאת ברקע והמקבל ניגש אליה כשנוח לו. מומלץ לשלב את שתי התוויות: אחת לדואר ההיסטורי שיובא ואחת לדואר החדש. ככה רואים בבירור מה כבר היה ומה נכנס מאז.
משחררת את הרישיון ואת הכתובת. בתוכנית גמישה החיוב מתקזז באופן יחסי, ובתוכנית שנתית מספר הרישיונות לא קטן, אבל את הרישיון שהתפנה אפשר להקצות לעובד חדש. אחרי המחיקה יש חלון של 20 יום שבו אפשר לשחזר את המשתמש ואת המידע שלו. אחריו זה סופי.
הפתרון הנכון כשצריך לשמור את המידע לאורך זמן בלי לשלם רישיון מלא. המשתמש לא יכול להתחבר לאף שירות, אבל כל המידע שלו נשמר וניתן לחיפוש ולייצוא דרך Google Vault. הרישיון תואם למהדורה שלכם, למשל Business Plus - Archived User, וזמין ב-Business Starter, ב-Business Standard, ב-Business Plus, ב-Enterprise Standard וב-Enterprise Plus. משתמש מאורכב אינו מופיע ברשימת אנשי הקשר הארגונית, ומיילים והזמנות יומן שנשלחים אליו נחסמים. אפשר למחוק אותו או להחזיר אותו לפעילות, אבל לא להשעות. העלות נמוכה מרישיון פעיל, והמחיר המדויק תלוי במהדורה שלכם ובתנאי ההתקשרות.
מתאימה רק כמצב ביניים: חופשה ממושכת, השעיה זמנית, או הימים הראשונים אחרי העזיבה עד שמסיימים להעביר את המידע. כאמור, היא עולה בדיוק כמו רישיון פעיל.
יש פיתוי ברור: במקום למחוק את החשבון של מי שעזב ולפתוח חשבון חדש למחליף, משנים לחשבון הקיים את השם ואת הכתובת. הרישיון נשמר, התיבה נשמרת, וזה לוקח דקה. בפועל זו ההחלטה שגוררת את הזנב הארוך ביותר, וחלק ממנו כבר לא בשליטתכם.
השם שמוצג לצד הודעה מגיע משלושה מקורות שונים, ורק שניים מהם בשליטתכם:
גם אחרי שמתקנים הכל, שינוי בשם של איש קשר עשוי לקחת עד 24 שעות להופיע בכתיבת הודעה חדשה ב-Gmail.
שינוי שם וכתובת נועד לאותו אדם: שינוי שם משפחה, תיקון שגיאת כתיב, או מעבר לדומיין אחר. כשמדובר באדם אחר לגמרי, עדיף לפתוח חשבון חדש ולהעביר אליו את מה שצריך לפי הצ'קליסט שלמעלה. חשבון ממוחזר גורר איתו את הבעלות על הקבצים של הקודם, את היומן שלו, את החברויות בקבוצות, את היסטוריית השיחות ואת אישורי הגישה שנתן לאפליקציות צד שלישי, ומעל הכל את שובל הזהות שאי אפשר לנקות אצל אנשים מחוץ לארגון. החיסכון של רישיון אחד לא שווה את זה.
אם אתם צריכים לשמור את התכתובות של העובד לתקופה קצובה, למשל בגלל התחייבות חוזית או מחלוקת צפויה, זה התפקיד של Google Vault. הוא כלול ב-Business Plus, ב-Enterprise Standard וב-Enterprise Plus, וכן במהדורות Frontline ו-Education, ואינו כלול ב-Business Starter וב-Business Standard.
נקודה קריטית שרבים מפספסים: Vault אינו ארכיון אוטומטי. הוא שומר מידע רק לפי כללי שמירה שהוגדרו מראש. אם לא הוגדר כלל שמירה לפני שהעובד עזב, מידע שנמחק - נמחק.
קונסולת הניהול של Google Workspace זמינה בעברית במלואה, וכל הפעולות שתוארו כאן נתמכות בישראל ללא הגבלה אזורית. אם החשבון שלכם מחובר דרך מפיץ, רכישת רישיונות Archived User והתאמת מספר הרישיונות נעשות דרכו ולא ישירות מול גוגל.
רוצים את הסביבה הזאת בעסק, עם רישוי דרך מפיץ מורשה, חשבונית שקלית ותמיכה בעברית? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Google Workspace לעסקים, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
לא. חשבון מושעה מחויב באותו תעריף כמו חשבון פעיל, גם בתוכנית שנתית וגם בתוכנית גמישה. כדי להפסיק לשלם צריך למחוק את החשבון או להמיר אותו לרישיון Archived User.
כן, אבל לא באשף שמעביר את הקבצים. אשף מחיקת המשתמש מטפל ב-Drive וביומן הראשי בלבד. להעברת הדואר יש שתי דרכים: ייבוא שהמקבל מבצע בעצמו מהגדרות Gmail שלו, או שירות העברת הנתונים בקונסולת הניהול. בשני המקרים החשבון המקורי חייב להיות פעיל בזמן ההעברה.
בייבוא מתוך Gmail הדואר המיובא מתויג אוטומטית בתווית נפרדת על שם החשבון שממנו הגיע, כך שהוא אינו מתערבב. לדואר החדש שממשיך להגיע לכתובת הישנה בונים מסנן לפי כתובת הנמען שמחיל תווית ייעודית. שתי תוויות נפרדות, אחת להיסטוריה ואחת לחדש, נותנות תמונה מסודרת לגמרי.
כן, בתוך 20 יום ממחיקת החשבון אפשר לשחזר את המשתמש יחד עם תוכן ה-Gmail, קבצי ה-Drive והיומן הראשי. אחרי החלון הזה השחזור אינו אפשרי.
אם מוחקים אותו בלי לטפל ביומן, האירועים נשארים בלי בעלים וממשיכים לתפוס את החדרים, ואף אחד לא יכול לבטל אותם. לפני המחיקה משתמשים במסך ניהול האירועים בקונסולה כדי להעביר את האירועים לבעלים חדש, לבטל אותם, או לשחרר את המשאבים בלבד.
השעיה חוסמת גישה ושומרת הכל, אבל בעלות מלאה. ארכוב חוסם גישה, שומר את המידע לחיפוש ולייצוא ב-Google Vault, ועולה פחות מרישיון פעיל. מחיקה מסירה את החשבון ומשחררת את הכתובת, עם חלון שחזור של 20 יום.
אפשר, אבל ברוב המקרים זו טעות. הכתובת הישנה נשארת אוטומטית ככתובת חלופית, כך שהעובד החדש ממשיך לקבל את הפניות של קודמו, והוא יורש גם את הבעלות על הקבצים, את היומן, את החברויות בקבוצות ואת אישורי הגישה שניתנו לאפליקציות. בנוסף, מי שכבר התכתב עם הכתובת ימשיך לראות אצלו את השם של הבעלים הקודם, כי הוא שמור באנשי הקשר שלו ואי אפשר לשנות את זה מהצד שלכם.
ניתוק עובד שעוזב הוא תהליך בן חמישה שלבים, ולסדר שלהם יש משמעות. קודם חוסמים גישה, אחר כך מעבירים את הדואר, הקבצים והיומן בזמן שהחשבון עדיין פעיל, מפנים את הכתובת לתיבה של מי שיורש את התפקיד, סוגרים את כל מה שאינו גוגל, ורק בסוף מחליטים מה עושים עם החשבון עצמו.
שתי נקודות שחוסכות הכי הרבה כסף וכאב ראש: חשבון מושעה עולה כמו חשבון פעיל, ואי אפשר להעביר מידע מחשבון שכבר הושעה. מי שמכיר את שתי אלה מראש עושה את התהליך נכון מהפעם הראשונה.
