עודכן לאחרונה:
איפה כדאי לשמור את קבצי העסק ב-Google Drive? בכונן משותף (Shared drive). קובץ ב"האחסון שלי" שייך לעובד שיצר אותו, וכשהחשבון שלו נמחק בלי העברת בעלות, הקבצים נמחקים איתו. קובץ בכונן משותף שייך לארגון, נשאר במקומו גם כשעובדים מתחלפים, וההרשאות אליו מנוהלות לפי צוות ולא לפי אדם. "האחסון שלי" מתאים לטיוטות ולעבודה אישית שעוד לא שותפה.
ב-Google Drive יש שני סוגי מקומות לשמור בהם קבצים, והם נראים כמעט זהים בממשק. ההבדל ביניהם הוא לא איפה הקובץ מופיע, אלא למי הוא שייך.
גם קובץ שאדם מחוץ לארגון העלה לכונן משותף של הארגון עובר לבעלות הארגון. זה פרט קטן שהופך את הכונן המשותף למקום הנכון לקבל בו חומרים מלקוחות ומספקים.
כאן ההבדל הופך מתיאורטי לכואב. כשמוחקים חשבון של עובד, הקבצים שבבעלותו נשמרים 20 יום, ונגישים רק אם משחזרים את המשתמש. קבצים שבבעלותו הבלעדית ושלא הועברו לפני המחיקה נמחקים לצמיתות, כולל קבצים ששיתף עם אחרים והם עובדים עליהם כל יום.
אפשר להעביר בעלות בזמן המחיקה, אבל זה דורש שמישהו יזכור לעשות את זה, יידע למי להעביר ויבדוק שהמבנה לא התפרק בדרך. כשתיקייה שלא שותפה מכילה קבצים משותפים, הבעלות על הקבצים יכולה לעבור בלי התיקייה, והם נשארים בלי מקום מסודר. הצ'קליסט המלא נמצא במדריך עובד עוזב את החברה.
בכונן משותף כל זה לא קורה. הקבצים שהעובד יצר או העלה נשארים זמינים לצוות גם אחרי שהחשבון שלו נמחק, בלי שום פעולה מיוחדת.
כלל אצבע פשוט: אם הייתם רוצים שהקובץ יישאר אצלכם ביום שהעובד הולך, המקום שלו בכונן משותף.
הרשאות בכונן משותף נקבעות לכל חבר ברמת הכונן כולו, ולא לכל קובץ בנפרד. השמות בסוגריים הם השמות בממשק האנגלי:
שתי נקודות שכדאי לדעת לפני שמחלקים הרשאות. הראשונה: עובד עם הרשאת תורם שעובד דרך סנכרון התיקיות למחשב (Drive for desktop) רואה את הקבצים במחשב לקריאה בלבד. למי שעובד מתיקיות מסונכרנות עדיף לתת הרשאת מנהל תוכן.
השנייה: מנהל הכונן יכול להגביל גישה לתיקייה מסוימת בתוך הכונן, אבל בעסק קטן לרוב פשוט יותר לפתוח כונן נפרד לתוכן רגיש.
הטעות הנפוצה היא לפתוח כונן משותף אחד גדול בשם "החברה" ולשפוך אליו הכל. מכיוון שכל חבר בכונן רואה את כל התוכן שלו, עדיף לחלק לפי מי צריך לראות מה. מבנה שמתאים לרוב העסקים הקטנים:
כדאי להוסיף חברים דרך קבוצות של Google ולא אחד אחד. עובד שמצטרף לקבוצת "מכירות" מקבל מיד גישה לכוננים של הצוות, ועובד שיוצא מהקבוצה מאבד אותה. כך גם קליטת עובד חדש הופכת לפעולה אחת.
מנהל המערכת קובע בקונסולת הניהול את כללי ברירת המחדל לכוננים משותפים חדשים, לפי יחידה ארגונית:
בנוסף, אפשר למנוע ממשתמשים לפתוח כוננים משותפים בעצמם. אפשר גם למצוא בקונסולה כוננים שנשארו בלי אף מנהל, למשל אחרי שעובד עזב, ולהוסיף להם מנהל חדש.
חשוב לעסקים במסלול Business Starter: מספטמבר 2024 כוננים משותפים זמינים גם במסלול הזה, אבל בלי שליטה בהגדרות השיתוף. כל ההגדרות פתוחות, ואי אפשר להגביל אותן לא ברמת הארגון ולא בכונן בודד. אם אתם מתכננים לשמור בכונן משותף מידע רגיש ולשלוט במי מבחוץ רואה אותו, זו סיבה טובה לבדוק מסלול אחר.
כונן משותף פותר את בעיית הבעלות, אבל לא את בעיית השחזור. לכל כונן יש סל מיחזור משלו, שבו קבצים נשמרים 30 יום, ומנהל הכונן יכול למחוק ממנו לצמיתות גם לפני כן. מחיקה בטעות שהתגלתה מאוחר, או הצפנה של קבצים במתקפת כופר שמסתנכרנת לענן, לא נפתרות בזכות המבנה.
לכן כוננים משותפים צריכים להיכלל בגיבוי לענן חיצוני, בדיוק כמו תיבות הדואר. שימו לב שחלק מכלי הגיבוי סופרים כל כונן משותף כיחידה נפרדת ברישוי, ולכן כדאי לתכנן את מספר הכוננים מראש ולא לפתוח כונן לכל פרויקט קטן.
המספרים נכונים לאוקטובר 2026, לפי דפי העזרה של Google:
לא צריך להעביר את כל הדרייב בסוף שבוע אחד. מתחילים בכונן אחד, בדרך כלל של הלקוחות או של הנהלה וכספים, מעבירים אליו את התיקיות הפעילות ובודקים במשך שבוע שהצוות מסתדר. אחר כך ממשיכים לשאר.
ובינתיים, כל עובד חדש מתחיל לעבוד ישר מהכוננים המשותפים, כדי שהבעיה לא תמשיך לגדול.
רוצים את הסביבה הזאת בעסק, עם רישוי דרך משווק רשמי, חשבונית שקלית ותמיכה בעברית? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Google Workspace לעסקים, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
ב"האחסון שלי" כל קובץ שייך לעובד שיצר אותו. בכונן משותף הקבצים שייכים לארגון, כל החברים רואים את התוכן כברירת מחדל, והקבצים נשארים במקומם גם כשעובד עוזב.
קבצים שבבעלותו נשמרים 20 יום ונגישים רק אם משחזרים את המשתמש. קבצים שלא הועברו לפני המחיקה נמחקים לצמיתות, וקבצים שהוא יצר בכונן משותף נשארים זמינים לצוות.
כן, מספטמבר 2024, אבל בלי שליטה בהגדרות השיתוף. כל ההגדרות פתוחות, ואי אפשר להגביל אותן ברמת הארגון או בכונן בודד.
רק מי שיש לו הרשאת מנהל (Manager) בכונן היעד. קבצים בודדים יכולים להעביר גם מנהלי תוכן ותורמים, בכפוף להגדרות שקבע מנהל המערכת.
עד 500,000 פריטים, כולל תיקיות, קיצורי דרך ופריטים בסל המיחזור. המגבלה היא לפי מספר הפריטים ולא לפי נפח.
קבצי העסק צריכים לשבת בכונן משותף ולא ב"האחסון שלי". בכונן משותף הקבצים שייכים לארגון ונשארים גם כשעובד עוזב, ואילו קבצים ב"האחסון שלי" שלא הועברו לפני מחיקת החשבון נמחקים לצמיתות. בונים כמה כוננים לפי מי צריך לראות מה, מוסיפים חברים דרך קבוצות, ומקפידים על הרשאות: תורם רואה קבצים מסונכרנים לקריאה בלבד. במעבר בודקים קודם תוכן רגיש, כי כל חברי הכונן רואים הכל, ומוודאים הרשאות אחרי ההעברה. ובכל מקרה, כונן משותף הוא לא גיבוי.
