עודכן לאחרונה:
מה צריך להכין ב-Google Workspace לעובד חדש? חשבון משתמש עם כתובת בדומיין העסק, רישיון מתאים, יחידה ארגונית שקובעת אילו מדיניות חלות עליו, אימות דו-שלבי מהיום הראשון, חברות בקבוצות ובכוננים המשותפים של הצוות וגישה ליומנים הרלוונטיים. את החשבון כדאי לפתוח יום לפני ההגעה, כי עד שכל השירותים זמינים למשתמש חדש יכולות לעבור עד 24 שעות.
רוב העסקים הקטנים מקימים כל עובד קצת אחרת. אחד מקבל גישה לכונן המשותף ואחר מקבל קישור לתיקייה של המנהל, אחד מוגדר עם אימות דו-שלבי ואחר נכנס עם סיסמה בלבד. אחרי שנה כבר אף אחד לא יודע מי ניגש למה.
הצ'קליסט הזה מסדר את ההקמה לפי הסדר הנכון. הוא גם הבסיס לניתוק מסודר ביום שהעובד יעזוב.
בקונסולת הניהול, תחת Directory ואז Users, בוחרים Add new user וממלאים שם פרטי, שם משפחה וכתובת ראשית. אם לעסק יש יותר מדומיין אחד, בוחרים את הדומיין מהרשימה שליד הסימן @.
שני דברים שכדאי לא לדלג עליהם באותו מסך:
בסיום בוחרים איך למסור את הפרטים: להעתיק את הסיסמה ולמסור אותה בדרך אחרת, או לשלוח מייל עם פרטי החשבון לכתובת המשנית. במייל הזה יש קישור לאיפוס סיסמה שתקף 48 שעות. אם הוא פג, פשוט מאפסים את הסיסמה מחדש.
החשבון נוצר מיד, אבל עד שכל שירותי גוגל זמינים למשתמש חדש יכולות לעבור עד 24 שעות. בזמן הזה הוא עלול לראות הודעה שאין לו גישה, וגם ההופעה שלו בספריית הארגון יכולה להתעכב. לכן פותחים את החשבון יום לפני ההגעה, לא בבוקר עצמו.
ועוד כלל אחד: חשבון לכל אדם. גוגל ממליצה לא לשתף חשבון אחד בין כמה עובדים. לכתובות כמו info@ יש פתרונות מסודרים, שמפורטים במדריך מי עונה ל-info@.
כשמקימים צוות שלם, משתמשים באפשרות Bulk update users באותו מסך: מורידים תבנית CSV, ממלאים לכל עובד שם, כתובת, סיסמה ונתיב של יחידה ארגונית, ומעלים את הקובץ. בעמודה Change Password at Next Sign-In כותבים TRUE, וכך העובד יחויב להחליף את הסיסמה בכניסה הראשונה.
שימו לב: חשבונות שנוצרים מקובץ לא מקבלים מייל פתיחה, ואת פרטי ההתחברות צריך למסור בנפרד. בנוסף, מהדורות Business מוגבלות ל-300 משתמשים בארגון.
היחידה הארגונית היא הכלי שהכי מזניחים בעסקים קטנים. הרבה הגדרות בקונסולה, מאכיפת אימות דו-שלבי ועד שורת הסיום שמתווספת למיילים היוצאים, נקבעות ברמת היחידה הארגונית ועוברות בירושה ליחידות שמתחתיה. עובד שהוקם ביחידה הלא נכונה מקבל מדיניות לא נכונה, ואף אחד לא שם לב.
אם הוגדר רישוי אוטומטי ליחידה הארגונית, העובד מקבל את הרישיון שלה בלי פעולה נוספת. אם הרישוי האוטומטי כבוי, מקצים רישיון ידנית, ואז ייתכן שיעברו עד 24 שעות עד שהוא ייכנס לתוקף.
כדאי להכיר גם את הצד השני: כשמעבירים משתמש קיים ליחידה עם רישוי אוטומטי, הרישיון של היחידה עלול להחליף רישיון קיים שלו לאותו שירות. לכן משייכים ליחידה הנכונה כבר בפתיחה, ולא מזיזים אחר כך.
הרגע הנכון להגדיר אימות דו-שלבי הוא לפני שלעובד יש הרגלים. כשהאימות הדו-שלבי נאכף בארגון, יש הגדרה שנועדה בדיוק לעובדים חדשים, בשם New user enrollment period. זה חלון זמן שבו עובד חדש מתחבר עם סיסמה בלבד, כדי שיספיק להירשם לפני שהאכיפה חלה עליו.
אפשר לקבוע חלון של יום אחד ועד שישה חודשים. ההמלצה שלנו: חלון קצר, ובפועל לסגור את ההרשמה ביחד עם העובד כבר ביום הראשון. חלון של חצי שנה הוא חצי שנה של חשבון שמוגן בסיסמה בלבד.
אם הארגון מאפשר רק שיטות אימות מסוימות, למשל חוסם קודים במסרון ובשיחה קולית, חשוב לומר את זה לעובד מראש. אחרת הוא יירשם עם הטלפון וייחסם ביום שהאכיפה תחול עליו. השיטה המומלצת היא מפתח גישה או מפתח אבטחה, כמו שמוסבר במדריך כניסה לחשבונות ללא סיסמה עם Passkeys.
את החתימה האישית, עם שם, תפקיד וטלפון, כל עובד מגדיר בהגדרות Gmail שלו. כדי שכל העובדים ייראו אותו דבר, כדאי להכין תבנית אחת ולהגדיר אותה יחד עם העובד ביום הראשון.
לצד זה, מנהל המערכת יכול להוסיף שורת סיום קבועה לכל המיילים היוצאים, דרך ההגדרה Append footer בהגדרות Gmail בקונסולת הניהול. היא מתאימה לטקסט קבוע כמו הצהרת סודיות או פרטי העסק, נקבעת לפי יחידה ארגונית וחלה גם על מיילים שנשלחים מכתובות חלופיות. שינוי בה יכול לקחת עד 24 שעות.
ניהול המכשירים הבסיסי של Google Workspace מאפשר לחייב קוד נעילה בטלפון שבו מותקן חשבון העבודה, ולהסיר את החשבון מהמכשיר מרחוק. בניהול המתקדם, שאינו זמין ב-Business Starter וב-Business Standard, עובד שמוסיף את חשבון העבודה לטלפון אנדרואיד פרטי מתבקש ליצור פרופיל עבודה. הפרופיל מפריד בין האפליקציות והנתונים של העסק לבין אלה הפרטיים.
מה עושים ביום שהטלפון הזה אובד מפורט במדריך טלפון של עובד אבד או נגנב.
ונשארו המערכות שאינן של גוגל, כמו מערכת ה-CRM, הנהלת חשבונות, ספקים, מערכות שכר וגישה פיזית למשרד. כל מערכת כזו נכנסת לרשימת הגישות שהכנתם לפני היום הראשון. זו בדיוק הרשימה שתצטרכו ביום העזיבה, לפי הצ'קליסט של ניתוק עובד שעוזב.
זה נראה חסכוני: משנים לחשבון הישן את השם ואת הכתובת, והרישיון נשמר. בפועל העובד החדש יורש את הקבצים, את היומן, את החברויות בקבוצות ואת הכתובת הישנה של קודמו, ולקוחות ממשיכים לראות אצלם את השם הקודם.
הפירוט המלא, וגם ההסבר למה ההמלצה שלנו היא לפתוח חשבון חדש, נמצאים במדריך על ניתוק עובד שעוזב.
קונסולת הניהול של Google Workspace זמינה בעברית, וכל השלבים שתוארו כאן נתמכים בישראל בלי הגבלה אזורית. שמות ההגדרות מופיעים כאן באנגלית כפי שהם מופיעים בתיעוד של גוגל, ובממשק בעברית הם מתורגמים. אם החשבון שלכם מנוהל דרך מפיץ, רכישת רישיונות נוספים נעשית דרכו.
רוצים את הסביבה הזאת בעסק, עם רישוי דרך משווק מורשה, חשבונית שקלית ותמיכה בעברית? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Google Workspace לעסקים, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
החשבון נוצר מיד, אבל עד שכל שירותי גוגל זמינים למשתמש חדש יכולות לעבור עד 24 שעות. לכן כדאי לפתוח את החשבון יום לפני שהעובד מגיע.
בתוכנית שנתית צריך שיהיה רישיון פנוי לפני שמוסיפים משתמש. בתוכנית גמישה הוספת משתמש מגדילה אוטומטית את החיוב החודשי. רישיון שהתפנה ממחיקה של עובד שעזב אפשר להקצות לעובד החדש.
אוכפים אימות דו-שלבי בקונסולת הניהול ומגדירים New user enrollment period, חלון של יום אחד עד שישה חודשים שבו עובד חדש יכול להתחבר עם סיסמה בלבד כדי להירשם. מומלץ חלון קצר ולסיים את ההרשמה יחד עם העובד ביום הראשון.
דרך האפשרות Bulk update users בקונסולת הניהול: מורידים תבנית CSV, ממלאים את פרטי העובדים ומעלים. חשבונות שנוצרים מקובץ לא מקבלים מייל פתיחה, ולכן את פרטי ההתחברות צריך למסור בנפרד.
אפשר לשנות לחשבון את השם ואת הכתובת, אבל ברוב המקרים זו טעות. העובד החדש יורש את הקבצים, את היומן, את הקבוצות ואת הכתובת הישנה של קודמו, ולכן עדיף לפתוח חשבון חדש ולהעביר אליו רק את מה שצריך.
הקמה של עובד חדש ב-Google Workspace היא תהליך קצר, אבל לסדר יש משמעות. מחליטים מראש על רישיון, יחידה ארגונית ורשימת גישות, פותחים את החשבון יום לפני ההגעה, אוכפים אימות דו-שלבי עם חלון הרשמה קצר, ומצרפים את העובד לקבוצות ולכוננים המשותפים במקום לשתף איתו קבצים אישיים.
שתי נקודות שחוסכות הכי הרבה תקלות: חשבון חדש יכול לחכות עד 24 שעות עד שכל השירותים זמינים, והיחידה הארגונית קובעת אילו מדיניות יחולו עליו. מי שמתעד את רשימת הגישות ביום הראשון חוסך לעצמו את רוב העבודה ביום העזיבה.
