עודכן לאחרונה:
מה עושים כשטלפון של עובד אבד או נגנב? העובד מסמן מיד את המכשיר כאבוד ומדווח לאחראי על המחשוב. מנהל ה-Google Workspace מוחק את חשבון העבודה מהמכשיר דרך קונסולת הניהול, מאפס את הסיסמה ואת קובצי ההתחברות של המשתמש, ואם הטלפון שימש לאימות דו-שלבי - מפיק לעובד קודי גיבוי. כך המידע של העסק נשאר מוגן גם אם הטלפון עצמו לא יחזור.
טלפון של עובד הוא כבר מזמן לא רק מכשיר לשיחות. בדרך כלל מותקנים בו Gmail, Drive, Chat והיומן, כולם מחוברים לחשבון העבודה ולא מבקשים סיסמה בכל פתיחה.
מי שמחזיק בטלפון פתוח יכול לקרוא מיילים של לקוחות, לפתוח קבצים ששותפו עם העובד ולשלוח הודעות בשמו. בנוסף, הטלפון מקבל בדרך כלל את קודי האימות ב-SMS, ולפעמים הוא גם אמצעי האימות הדו-שלבי עצמו.
החדשות הטובות: כשהמידע יושב בענן של Google ולא בזיכרון הטלפון, אובדן המכשיר לא מוחק אותו. המשימה היא לנתק את המכשיר מהחשבון מהר, לא לשחזר מידע.
הצעד הכי חשוב הוא לדווח מיד. כל שעה שבה הטלפון מחובר לחשבון היא שעה שבה מישהו אחר יכול להשתמש בו. אלה הפעולות שהעובד עושה בעצמו:
מחיקה מלאה של הטלפון דרך Find Hub או Find My היא צעד סופי: אחרי איפוס כבר אי אפשר לאתר את המכשיר. בטלפון עבודה עדיף להשאיר את ההחלטה הזו למנהל ה-IT, שיש לו אפשרות למחוק רק את נתוני העבודה.
בקונסולת הניהול נכנסים לתפריט Devices, ומשם ל-Mobile & endpoints ול-Devices. אפשר להגיע לאותו מקום גם מדף המשתמש, תחת Managed devices. מסמנים את הטלפון, לוחצים על More ובוחרים אחת משתי אפשרויות:
המחיקה מתבצעת בסנכרון הבא של המכשיר. לפי Google זה לוקח בדרך כלל כמה דקות, ובחלק מהמכשירים עד שלוש שעות. אם הטלפון כבוי או מנותק, הפקודה ממתינה והסטטוס בקונסולה מוצג כ-Wiping עד שהיא מתבצעת. אם הטלפון נמצא בינתיים, אפשר לבטל את המחיקה מאותו תפריט.
מחיקה מהמכשיר לא מספיקה אם יש חשש שמישהו כבר נכנס לחשבון. לכן בדף המשתמש מאפסים את הסיסמה, ומיד אחר כך את קובצי ההתחברות, תחת Security ו-Sign-in cookies. ההמלצה של Google היא לעשות את שני הצעדים יחד.
חשוב להכיר את ההבדל: איפוס קובצי ההתחברות לבדו מנתק את המשתמש מדפדפנים וממכשירים ניידים, אבל לפי Google הוא לא מנתק אפליקציות כמו Gmail. איפוס הסיסמה הוא מה שעוצר אותן. באנדרואיד, אפליקציות Google לא ישלחו ולא יקבלו דואר עד התחברות מחדש, ובאייפון החשבון יוסר מרשימת החשבונות. אם העובד השתמש בסיסמאות אפליקציה, איפוס הסיסמה מבטל גם אותן.
זה המצב שבו העובד עלול להינעל מחוץ לחשבון שלו עצמו. מנהל עם הרשאת ניהול משתמשים פותח את דף המשתמש, נכנס ל-Security ול-2-step verification ולוחץ על Get Backup Verification Codes. העובד מתחבר מהמחשב עם הסיסמה וקוד גיבוי אחד, ומגדיר מיד אמצעי אימות חדש.
שתי הערות: קודי גיבוי לחשבון של מנהל אחר יכול להפיק רק מנהל-על. ואם כל מנהלי-העל של הארגון תלויים באותו טלפון, זה בדיוק הזמן להבין למה כדאי להכין מראש דרכי שחזור לחשבון.
אפליקציה שקיבלה הרשאה לחשבון ממשיכה לעבוד בלי קשר לטלפון. אחרי אירוע כזה שווה לעבור על האפליקציות המחוברות לחשבון של העובד ולבטל את מה שלא מוכר. איך עושים את זה ומה לחפש - במדריך על אפליקציות צד שלישי ב-Google Workspace.
בכל ארגון ב-Google Workspace פועל כברירת מחדל ניהול בסיסי של מכשירים ניידים. הוא כלול בכל חבילות Business, כולל Business Starter ו-Business Standard, וגם בחבילות Enterprise. בניהול הבסיסי אפשר:
הניהול המתקדם זמין בחבילת Business Plus ומעלה, כולל Enterprise Standard ו-Enterprise Plus. הוא מוסיף מחיקה מלאה של המכשיר, דרישה להצפנת המכשיר, דרישות סיסמה מפורטות, ניהול אפליקציות, ואישור של מנהל לפני שמכשיר חדש מקבל גישה לנתוני העבודה.
באנדרואיד, ניהול מתקדם מאפשר גם פרופיל עבודה: אזור נפרד בטלפון שבו יושבות אפליקציות העבודה. בטלפון פרטי עם פרופיל עבודה, מחיקת החשבון מסירה רק את הפרופיל, והתמונות, אנשי הקשר והאפליקציות הפרטיות של העובד לא נפגעים. זה גם מה שהופך את הדרישה לניהול לסבירה בעיני העובדים.
ההבדל בין אירוע של עשר דקות לבין לילה של מתח נקבע הרבה לפני שהטלפון נעלם. אלה ההגדרות שאנחנו ממליצים לכל עסק:
רוצים לוודא שהסביבה הארגונית שלכם באמת מוגנת, ולא רק ברירות המחדל? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על אבטחת מידע ב-Google Workspace, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
מדווחים מיד לאחראי על המחשוב ומסמנים את הטלפון כאבוד ב-Find Hub או ב-Find My. המנהל מוחק את חשבון העבודה מהמכשיר בקונסולת הניהול, ואחר כך מאפס את הסיסמה ואת קובצי ההתחברות.
מחיקת חשבון מסירה רק את חשבון העבודה ואת הנתונים שלו, ובטלפון פרטי המידע האישי נשאר. מחיקת מכשיר מוחקת את כל נתוני העבודה, ובמכשיר של החברה מאפסת אותו להגדרות יצרן. היא דורשת ניהול מתקדם.
כן. ניהול בסיסי של מכשירים ניידים פועל כברירת מחדל בכל חבילות Business ומאפשר למחוק את חשבון העבודה מטלפון שאבד. מחיקת מכשיר מלאה, פרופיל עבודה ודרישת הצפנה זמינים בניהול המתקדם, מ-Business Plus ומעלה.
מנהל עם הרשאת ניהול משתמשים מפיק קודי גיבוי מדף המשתמש, תחת Security ו-2-step verification. העובד מתחבר עם הסיסמה וקוד גיבוי, ומגדיר מיד אמצעי אימות חדש.
לא. לפי Google האיפוס מנתק דפדפנים ומכשירים ניידים, אבל לא אפליקציות כמו Gmail. לכן מוחקים את החשבון מהמכשיר ומאפסים גם את הסיסמה.
כשטלפון של עובד אבד או נגנב, המטרה היא לנתק אותו מהחשבון מהר. העובד מסמן את המכשיר כאבוד ב-Find Hub או ב-Find My, מדווח מיד ומבקש מחברת הסלולר לחסום את הקו. מנהל ה-Google Workspace מוחק את חשבון העבודה מהמכשיר בקונסולת הניהול, מאפס סיסמה וקובצי התחברות, ומפיק קודי גיבוי אם הטלפון שימש לאימות דו-שלבי. ניהול בסיסי, שכלול בכל חבילות Business, מאפשר מחיקת חשבון וחובת נעילת מסך. מחיקת מכשיר מלאה ופרופיל עבודה דורשים ניהול מתקדם.
