איך מחברים Gmail או Google Workspace לאאוטלוק - קלאסי מול חדש

איך מחברים חשבון גוגל לאאוטלוק? זה תלוי בשני דברים: איזה אאוטלוק מותקן אצלכם, הקלאסי או החדש, ואיזה חשבון אתם מחברים - Gmail פרטי או חשבון Google Workspace של העסק. חשבון Gmail רגיל מוסיפים בשתי הגרסאות דרך הוספת חשבון. לחשבון Workspace עם סנכרון מלא של דואר, יומן ואנשי קשר, גוגל מציעה כלי ייעודי בשם Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), והוא עובד רק באאוטלוק הקלאסי ל-Windows.

קודם כל: איזה אאוטלוק יש לכם?

למיקרוסופט יש היום שתי תוכנות שונות ל-Windows שנקראות Outlook. הקלאסית היא התוכנה הוותיקה שמגיעה עם Office ועם Microsoft 365. החדשה בנויה על אותה טכנולוגיה של Outlook באינטרנט, והיא מגיעה מותקנת ב-Windows 11.

הדרך המהירה לדעת היא המתג שבראש החלון. אם כתוב עליו New Outlook והוא מופעל, אתם באאוטלוק החדש. אם כתוב עליו Try the new Outlook, אתם בקלאסי.

ההבדלים בין אאוטלוק הקלאסי לחדש

• תוספים - הקלאסי תומך בתוספי COM ו-VSTO, כמו GWSMO, תוספים של מערכות CRM ותוכנות חתימה ותיקות. החדש תומך רק בתוספי web.
• קבצי PST - בקלאסי פותחים, מייבאים ומייצאים קבצי PST בלי הגבלה. בחדש התמיכה חלקית: אפשר לייבא דואר, יומן, אנשי קשר ומשימות, אבל לא את כל מה שהקלאסי יודע.
• עבודה בלי אינטרנט - בקלאסי כל התיבה נשמרת במחשב. בחדש עבודה לא מקוונת זמינה רק בחלקה.
• מאקרו וקבצים ברשת - מאקרו ב-VBA ופתיחת קבצים מתיקייה משותפת ברשת קיימים רק בקלאסי.
• חוקים, Quick Steps ומיזוג דואר - קיימים גם בחדש, אבל באופן חלקי, ואין בו ייבוא וייצוא של חוקים.
• חשבונות שאינם של מיקרוסופט - באאוטלוק החדש חשבון Gmail מסונכרן דרך הענן של מיקרוסופט, כלומר עותק של הדואר, היומן ואנשי הקשר נשמר גם בשרתים של מיקרוסופט. הקלאסי מתחבר לגוגל ישירות מהמחשב.

ומה צפוי בהמשך? לפי מיקרוסופט, התקנות קיימות של אאוטלוק הקלאסי ימשיכו לקבל תמיכה לפחות עד 2029. בארגונים עם רישיונות Enterprise, ההעברה האוטומטית לאאוטלוק החדש מתוכננת להתחיל במרץ 2027 (לפי עדכון של מיקרוסופט מפברואר 2026). בתקופת המעבר משתמשים יכולים לחזור לקלאסי, ומנהל המערכת יכול לעכב את ההעברה במדיניות.

מה עובד בכל שילוב

• חשבון Gmail פרטי באאוטלוק החדש - דואר, יומן ואנשי קשר, דרך הסנכרון בענן של מיקרוסופט.
• חשבון Gmail פרטי באאוטלוק הקלאסי - דואר בלבד. את היומן אפשר להוסיף לתצוגה לקריאה בלבד.
• חשבון Workspace באאוטלוק הקלאסי עם GWSMO - דואר, יומן, אנשי קשר, הערות ומשימות, בסנכרון לשני הכיוונים, כולל ספר הכתובות של הארגון. זו הדרך שגוגל מציעה לעסקים שעובדים על Workspace ורוצים להישאר עם אאוטלוק.
• חשבון Workspace באאוטלוק החדש - מתחבר כמו חשבון Gmail רגיל, דרך הענן של מיקרוסופט. אי אפשר להשתמש בו ב-GWSMO.
• חשבון Workspace באאוטלוק הקלאסי בלי GWSMO - מתנהג כמו Gmail פרטי: דואר בלבד.
• במחשבי Mac - אין GWSMO, ומוסיפים את החשבון כחשבון Google רגיל באאוטלוק ל-Mac.

איך מוסיפים חשבון Gmail רגיל

באאוטלוק החדש

1. פותחים את View ואז View settings, או את File ואז Account info.
2. בוחרים ב-Accounts ואז ב-Your accounts, ולוחצים על Add account.
3. מקלידים את כתובת ה-Gmail וממשיכים.
4. מתחברים בחלון של גוגל, ובמסך ההרשאות לוחצים על Allow.
5. לוחצים על Done. אחרי כמה דקות מופיעים התיקיות, היומן ואנשי הקשר.

באאוטלוק הקלאסי

1. פותחים את File ולוחצים על Add Account.
2. מקלידים את הכתובת ולוחצים על Connect.
3. בחלון ההתחברות של גוגל מאשרים את הכתובת, לוחצים על Next ומקלידים סיסמה. אם מופיעה ההודעה Something went wrong, לוחצים על Retry.
4. במסך ההרשאות לוחצים על Allow, ואז על Done.

בגרסאות ישנות של Office, שלא יודעות להתחבר דרך החלון של גוגל, צריך להפעיל אימות דו-שלבי בחשבון וליצור סיסמת אפליקציה במקום הסיסמה הרגילה.

היומן באאוטלוק הקלאסי: הוא לא מסתנכרן עם החשבון. כדי לראות אותו, נכנסים בגוגל יומן להגדרות של היומן, בוחרים ב-Integrate calendar ומעתיקים את הכתובת Secret address in iCal format. באאוטלוק בוחרים Add Calendar ואז From Internet, ומדביקים אותה. היומן יוצג לקריאה בלבד, ואת הכתובת הזו לא משתפים עם אף אחד.

איך מחברים חשבון Google Workspace עם GWSMO

הכלי GWSMO הוא תוסף של גוגל שיוצר באאוטלוק פרופיל נפרד, שמסתנכרן ישירות מול החשבון הארגוני. הוא עובד רק עם חשבון Workspace ולא עם כתובת @gmail.com, ורק באאוטלוק הקלאסי ל-Windows: Outlook 2016, 2019, 2021 או אפליקציית Microsoft 365 לשולחן העבודה. הוא לא עובד ב-Mac, באאוטלוק באינטרנט, בנייד, בגרסה מה-Microsoft Store ובגרסת 64 ביט של Office על מעבד ARM.

שלב 1: מנהל המערכת מפעיל את הכלי

1. נכנסים ל-admin.google.com עם חשבון מנהל.
2. עוברים ל-Apps, ל-Google Workspace ול-Gmail, ושם ל-End user access ול-Google Workspace Sync. מסמנים את Enable Google Workspace Sync for Microsoft Outlook for my users ושומרים.
3. מוודאים שהשירותים Calendar ו-Drive פעילים למשתמשים.
4. ב-Directory, תחת Directory settings ו-Sharing settings, מפעילים את Contact sharing, כדי שספר הכתובות של הארגון יופיע באאוטלוק.
5. ב-Drive and Docs, תחת Features and Applications, מסמנים את Allow users to access Google Drive with the Drive SDK API. ההגדרה הזו נדרשת לסנכרון ההערות.

שלב 2: המשתמש מתקין ומתחבר

בעסק שעובד עם אאוטלוק כדאי להכניס את השלב הזה לצ'קליסט של קליטת עובד חדש.

1. סוגרים את אאוטלוק.
2. מורידים מדף ההורדה של GWSMO את הקובץ שמסומן Recommended for users ומתקינים. בארגון עם הרבה מחשבים אפשר להפיץ קובץ MSI, בגרסת 32 או 64 ביט לפי גרסת אאוטלוק.
3. מתחברים עם כתובת העבודה ומאשרים את הגישה.
4. במסך הבא אפשר לסמן את Import data from an existing profile, כדי להעביר אל החשבון דואר, יומן ואנשי קשר מפרופיל אאוטלוק אחר שכבר קיים במחשב, מתיבת Exchange או מקובץ PST. אפשר גם לדלג ולייבא מאוחר יותר. עסק שעוזב את Microsoft 365 לגמרי צריך תהליך מעבר מלא, והייבוא הזה לא מחליף אותו.
5. לוחצים על Create profile ופותחים את אאוטלוק עם הפרופיל החדש. הסנכרון הראשון לוקח זמן, לפי גודל התיבה.

העברת נתונים מפרופיל קיים במחשב

הכלי מאפשר גם מיגרציה אל החשבון ב-Google Workspace מכל פרופיל אאוטלוק שכבר קיים באותו מחשב, למשל הפרופיל שעבד עד היום מול שרת אחר. הייבוא מתחיל באנשי הקשר, ממשיך ליומן ומסיים בדואר, והדואר עולה ישר ל-Gmail. אפשר לעשות את זה בזמן יצירת הפרופיל או אחר כך, דרך תפריט Start ו-Google Workspace Migration for Microsoft Outlook.

הייבוא עובד דרך רכיב נפרד של גוגל בשם GWMMO. אם האפשרויות במסך הייבוא אפורות, צריך להתקין אותו קודם, ובארגון שמפיץ את GWSMO בקובץ MSI צריך להפיץ גם אותו.

כמה דואר נשמר במחשב

כברירת מחדל GWSMO שומר באאוטלוק רק את הדואר האחרון, עד 1GB. הדואר הישן לא נמחק - הוא נשאר בחשבון ופתוח ב-Gmail. דרך האייקון של GWSMO במגש המערכת, באפשרות Set mailbox size limit, אפשר להגדיל ל-2GB, ל-4GB או לבחור Unlimited.

אנחנו לא ממליצים על Unlimited. תיבה מקומית גדולה מכבידה על המחשב ומאטה את הסנכרון, וגוגל עצמה לא ממליצה להגדיל את הגודל המקומי. בנוסף, קובץ הנתונים של אאוטלוק מוגבל ל-50GB, וכשהוא מתמלא הסנכרון עלול להיעצר.

אם במסך ההרשאות של חשבון ארגוני מופיעה חסימה, בדרך כלל זה כי מנהל המערכת הגביל גישה של אפליקציות צד שלישי לחשבונות הארגון. במקרה כזה צריך לאשר שם את האפליקציה.

אז מה לבחור?

עסק שעובד על Google Workspace ורוצה להמשיך עם אאוטלוק - אאוטלוק הקלאסי עם GWSMO. זה השילוב היחיד שנותן סנכרון מלא של דואר, יומן ואנשי קשר מול החשבון הארגוני, בלי עותק נוסף של המידע אצל מיקרוסופט.

משתמש פרטי עם Gmail - אאוטלוק החדש הוא הדרך הפשוטה ביותר לראות דואר, יומן ואנשי קשר במקום אחד.

ועוד נקודה מהשטח: הרבה עסקים נשארים עם אאוטלוק בעיקר מתוך הרגל. Gmail בדפדפן נותן את כל הכלים של Workspace, בלי פרופיל מקומי שצריך לתחזק בכל מחשב. את ההשוואה המלאה כתבנו במדריך Google Workspace מול Microsoft 365.

רוצים את זה בעסק?

רוצים את הסביבה הזאת בעסק, עם רישוי דרך מפיץ רשמי, חשבונית שקלית ותמיכה בעברית? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Google Workspace לעסקים, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.

שאלות נפוצות

האם GWSMO עובד באאוטלוק החדש?

לא. גוגל תומכת ב-GWSMO רק באאוטלוק הקלאסי ל-Windows, ואאוטלוק החדש לא תומך בתוספי COM כמוהו. באאוטלוק החדש חשבון Workspace מתחבר כמו חשבון Gmail רגיל.

אפשר להשתמש ב-GWSMO עם חשבון Gmail פרטי?

לא. הכלי מיועד רק לחשבונות Google Workspace. חשבון @gmail.com מוסיפים דרך הוספת חשבון רגילה באאוטלוק.

למה היומן של Gmail לא מופיע באאוטלוק הקלאסי?

כי הקלאסי מחבר חשבון Gmail לדואר בלבד. אפשר להוסיף את היומן לקריאה בלבד דרך כתובת ה-iCal הסודית שלו, או לעבור לאאוטלוק החדש שמסנכרן גם יומן ואנשי קשר.

האם אאוטלוק הקלאסי עומד להיעלם?

לא בקרוב. לפי מיקרוסופט, התקנות קיימות של הקלאסי ימשיכו לקבל תמיכה לפחות עד 2029, ומיקרוסופט התחייבה להודיע לפחות 12 חודשים לפני המעבר.

יש GWSMO ל-Mac?

לא. הכלי עובד רק ב-Windows. במחשבי Mac מוסיפים את החשבון כחשבון Google רגיל באאוטלוק ל-Mac, או עובדים עם Gmail בדפדפן.