אתם מכירים את זה: פרויקט אחד שמתנהל בו-זמנית בשרשור מיילים אינסופי, בקבוצת וואטסאפ, ובקובץ אקסל נפרד עם המשימות. אף אחד מהמקומות לא מסונכרן עם השני, וכמעט תמיד מישהו מפספס עדכון חשוב. מרחבים משותפים (Spaces) ב-Google Chat נועדו בדיוק לפתור את זה - לאסוף את השיחה, הקבצים והמשימות של הצוות למקום אחד ומתמשך.
מרחב הוא חלל ייעודי בתוך Google Chat לשיתוף פעולה סביב נושא, צוות או פרויקט. בניגוד לשיחה אישית או קבוצתית מזדמנת, המרחב נשאר לאורך זמן: אפשר לצרף ולהסיר חברים, לארגן את הדיון, לשתף קבצים ולנהל משימות - הכל באותו מסך. מרחב יכול להכיל מספר עצום של חברים, כך שהוא מתאים גם לצוות קטן וגם לכלל הארגון.
כשיוצרים מרחב חדש בוחרים את אופיו, ולחלק מההגדרות אי אפשר לחזור אחורה, אז כדאי להחליט מראש:
בחשבון עבודה או לימודים אפשר לקבוע מי רואה את המרחב ומי יכול להצטרף:
מי שיוצר את המרחב הופך אוטומטית למנהל המרחב (Space Manager). למנהל יש סמכויות נוספות:
אפשר להוסיף אנשים אחד-אחד, או לצרף קבוצת Google שלמה בבת אחת - וכל מי שמצטרף לקבוצה בעתיד יתווסף גם למרחב.
מעבר לשיחה הראשית, אפשר להגיב לכל הודעה ולפתוח ממנה שרשור (thread) נפרד. השרשורים מאפשרים לנהל כמה דיונים במקביל בלי לבלגן את הערוץ הראשי, ולעקוב אחרי נושא ספציפי מבלי לאבד אותו בתוך זרם ההודעות. מרחבים חדשים כוללים שרשור מובנה (in-line threading) כברירת מחדל.
כל קובץ שמשתפים במרחב - מסמך, תמונה, מצגת או PDF - נאסף אוטומטית ללשונית קבצים בראש המרחב. במקום לגלול אחורה בשיחה כדי למצוא קובץ שמישהו שלח לפני שבועיים, כל החומרים של הפרויקט נמצאים במקום אחד.
זו הפונקציה שהופכת מרחב מערוץ שיחה למרכז פרויקט אמיתי. בראש המרחב יש לשונית משימות (Tasks), וכל חבר יכול ליצור ולנהל משימות קבוצתיות.
יצירת משימה: לוחצים על לשונית המשימות ואז על 'הוסף', וממלאים כותרת, פרטים, תאריך ושעה, ואת שם האחראי מבין חברי המרחב.
איפה המשימה מופיעה: המשימה נראית לכל חברי המרחב בלשונית המשימות, ובמקביל היא מופיעה גם ברשימת Google Tasks האישית של מי שהוקצה לה - כך היא לא הולכת לאיבוד בין הצ'אט לרשימת המטלות האישית.
התראות ותאריכים: כל יצירה או עדכון של משימה מפיקים התראה במרחב, כך שכל הצוות מעודכן. אם הוספתם תאריך ושעה, תקבלו תזכורות ב-Chat במועד שנקבע.
עריכה, השלמה ומחיקה: אפשר לערוך כותרת, פרטים, תאריך ואחראי בכל שלב, לסמן משימה כהושלמה, ולמחוק אותה. שימו לב: מחיקת משימה מוחקת אותה לכל חברי המרחב וגם מרשימת המשימות האישית של האחראי. אם אדם עוזב את המרחב, המשימות שהוקצו לו נשארות גם במרחב וגם ברשימה האישית שלו.
מגבלת גודל: כשמרחב גדל מאוד, חלק מהפעולות מושבתות - אי אפשר יותר להקצות משימות או לתייג אנשים עם @. זו סיבה טובה לפתוח מרחב ממוקד לכל פרויקט במקום מרחב ענק אחד.
לא כל דבר כדאי לכתוב. בכל מרחב אפשר להתחיל Huddle - שיחת אודיו מהירה בלחיצה על אייקון הטלפון, שהמשתתפים מצטרפים אליה בהקשה אחת. אפשר להפעיל וידאו ושיתוף מסך לפי הצורך. זה הפתרון לרגעים שבהם דיון בכתב מסתבך ופשוט צריך לדבר.
אפשר לחבר למרחב אפליקציות ובוטים שמביאים כלים חיצוניים פנימה. לדוגמה, אינטגרציה עם Asana שומרת על התקדמות עבודה בלי לצאת מהשיחה, ואפליקציית HubSpot מאפשרת לעקוב אחרי עסקאות ומשימות ישירות מתוך ה-Chat. כך המרחב הופך למרכז שמחבר בין הכלים שהצוות כבר עובד איתם.
ה-AI של Google משולב ישירות ב-Chat ומקצר עבודה:
אפשר לשתף במרחב גם אנשים מחוץ לארגון. אם הם משתמשי Workspace אחרים - פשוט מזמינים אותם. אם אין להם חשבון Workspace כלל, אפשר לצרף אותם דרך Guest Accounts. הרחבנו על כך במדריך נפרד ומלא שמופיע בקישורים למטה.
חלק מהפונקציות, ובראשן לשונית המשימות, תלויות בהגדרות הארגון. אם לשונית 'משימות' לא מופיעה במרחב, מנהל ה-Workspace שלכם צריך להפעיל את הפיצ'ר בקונסולת הניהול. אנחנו ב-Koogler עוזרים להגדיר את המרחבים, ההרשאות והמדיניות בצורה שמתאימה לאופן שבו הצוות שלכם באמת עובד.
קבוצת צ'אט היא שיחה מזדמנת בין כמה אנשים. מרחב משותף (Space) הוא חלל מתמשך לצוות או פרויקט, שכולל בנוסף לשיחה גם לשונית קבצים, לשונית משימות עם הקצאה ודדליינים, שרשורים לניהול כמה דיונים במקביל, ותפקידי ניהול. המרחב נשאר לאורך זמן ואפשר לצרף ולהסיר חברים.
פותחים את לשונית המשימות בראש המרחב, לוחצים על 'הוסף', וממלאים כותרת, פרטים, תאריך ושעה, ובוחרים אחראי מבין חברי המרחב. המשימה תופיע לכל חברי המרחב וגם ברשימת Google Tasks האישית של האחראי, עם התראות ותזכורות במועד שנקבע.
לשונית המשימות תלויה בהגדרות הארגון. אם היא לא מופיעה, מנהל ה-Workspace צריך להפעיל את הפיצ'ר בקונסולת הניהול. בנוסף, כשמרחב גדל מאוד חלק מהפעולות כמו הקצאת משימות ותיוג עם @ מושבתות.
במרחב שיתופי (Collaboration) כל החברים יכולים לכתוב ולפתוח דיונים. במרחב הכרזות (Announcement) רק מנהלי המרחב מפרסמים הודעות ושאר החברים יכולים להגיב בלבד, מה שמתאים לעדכונים רשמיים. חשוב לדעת שאי אפשר להפוך מרחב הכרזות למרחב שיתופי בדיעבד.
כן. משתמשי Workspace אחרים ניתן פשוט להזמין. מי שאין לו חשבון Workspace כלל אפשר לצרף דרך Guest Accounts. יש לנו על כך מדריך נפרד ומלא באתר.
רוצים את הסביבה הזאת בעסק, עם רישוי דרך מפיץ מורשה, חשבונית שקלית ותמיכה בעברית? זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Google Workspace לעסקים, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
מרחב משותף (Space) ב-Google Chat אוסף שיחה, קבצים ומשימות של צוות למקום אחד ומתמשך, במקום לפזר אותם בין מיילים, וואטסאפ וקבצי משימות נפרדים.
חלק מהפונקציות דורשות הפעלה על ידי אדמין ה-Workspace.
