כשאתם שולחים מייל עם מידע רגיש - חוזה, פרטי גישה, מסמך פנימי - אין לכם שליטה על מה שיקרה לו אחרי. הנמען יכול להעביר, להדפיס, להוריד. מצב סודי (Confidential Mode) שינוי את זה: אתם קובעים מתי המייל יפקע, ואפשר לבטל גישה בכל רגע.
בארגונים עם Google Workspace, מנהל המערכת שולט בפיצ'ר דרך מסוף הניהול (Admin Console): אפשר להפעיל או לכבות את המצב הסודי לכל הארגון או ליחידות ארגוניות מסוימות. אם האפשרות לא מופיעה לכם ב-Gmail העסקי - כנראה שהיא כבויה ברמת הארגון, ושווה לבדוק מול מנהל המערכת.
חשוב להבין גם את הצד השני: כשעובד בארגון שולח מייל סודי, ההודעה עדיין כפופה למדיניות הארגון. מנהל המערכת יכול לחפש בה לצרכי ביקורת, והיא נשמרת בכלי הארכיון הארגוניים אם הם מוגדרים.
נמען עם Gmail רואה את ההודעה כרגיל, עם הודעת מערכת בולטת על תאריך התפוגה, וכפתורי ההעברה, ההדפסה וההורדה מושבתים אצלו. נמען בלי Gmail (Outlook, מייל ארגוני אחר) מקבל במקום ההודעה קישור מאובטח לצפייה בדפדפן - ואם הגדרתם אימות SMS, יידרש קוד חד-פעמי לפני הפתיחה. כדאי לדעת את זה מראש: אצל נמענים כאלה חוויית הקריאה שונה, ושליחת קוד SMS דורשת שתזינו את מספר הטלפון שלהם בעת השליחה.
לא בהצפנה מקצה לקצה. המצב הסודי שולט בהרשאות - תפוגה, ביטול גישה, חסימת העברה והורדה - אבל התוכן עצמו עדיין עובר בתשתית של Google. למידע שדורש הצפנה אמיתית יש כלים ייעודיים.
כן. ההודעה מוצגת עם חיווי ברור על תאריך התפוגה, וכפתורי ההעברה וההדפסה מושבתים. אין כאן הסתרה - להפך, הנמען מבין שמדובר בתוכן רגיש.
פותחים את ההודעה שנשלחה ב-Gmail ולוחצים על ביטול גישה (Remove access). הנמען יאבד את היכולת לפתוח את המייל מיידית, גם אם כבר קרא אותו קודם.
כן, בתנאי שמנהל המערכת הפעיל את הפיצ'ר בארגון. אם האפשרות לא מופיעה אצלכם - פנו למנהל המערכת או אלינו, ונפעיל אותה ברמת הארגון תוך דקות.
מצילום מסך או צילום בטלפון. נמען שרוצה לשמור עותק ימצא דרך - המצב הסודי מקשה על דליפה אגבית, לא על גניבה מכוונת. אל תשלחו במייל מידע שאסור שיישמר בשום צורה.
Gmail Confidential Mode מאפשר לשלוח מיילים עם תאריך פקיעה, לבטל גישה בכל רגע, ולמנוע העברה/העתקה/הדפסה - ישירות מחלון הכתיבה הרגיל.
