עודכן לאחרונה:
כמעט כל עסק מגיע לרגע הזה: יש כתובת info@, support@ או sales@ שמקבלת עשרות מיילים ביום, וצריך שכמה אנשים יוכלו לראות, לענות ולנהל אותה. הגישה הנאיבית - לשתף סיסמה - מסוכנת ולא יעילה. גוגל מציעה כמה פתרונות, כל אחד מתאים למצב אחר - ולאחרונה נוסף גם פתרון נייטיבי חדש של תיבה משותפת, שמתאים למרבית העסקים.
| פתרון | כמה גישות? | כולם רואים את אותו Inbox? | דורש Workspace? |
|---|---|---|---|
| תיבה משותפת (Shared Inbox) | צוות - לפי הגדרת מנהל | כן, כולל מי ענה | כן |
| האצלת סמכויות | עד 10 | כן | לא (גם Gmail פרטי) |
| Google Groups - Collaborative Inbox | ללא הגבלה | כן, עם הקצאה | כן |
| כינוי דואר (Alias) | אדם אחד | לא - מגיע לתיבה פרטית | כן |
| כללי ניתוב (Routing) | גמיש | לפי הגדרה | כן |
מה זה? גוגל הוסיפה ל-Workspace תיבה משותפת נייטיבית - פתרון ייעודי בדיוק לתרחיש של info@ שכמה אנשים מנהלים יחד. מקימים אותה ישירות מ-Admin Console דרך האפשרות 'Set up a shared email address', בלי להקים קבוצות ובלי הגדרות עקיפות.
דורש: Google Workspace - כלול במסלולי Business Starter, Business Standard ו-Business Plus ללא תוספת תשלום
מתאים ל: מרבית העסקים. אם אתם מקימים היום ניהול משותף לכתובת כמו info@ - זו נקודת ההתחלה המומלצת. ארבעת הפתרונות שבהמשך עדיין רלוונטיים לתרחישים ספציפיים.
הוראות הקמה מלאות בדף העזרה הרשמי של Google - הגדרת כתובת אימייל משותפת.
מה זה? בעל התיבה מאציל לאנשים נוספים גישה מלאה - לקרוא, להשיב ולשלוח - בלי למסור סיסמה. כל נציג נכנס עם חשבון משלו ורואה את אותה תיבה.
דורש: Gmail פרטי ו-Google Workspace כאחד
מתאים ל: צוות קטן (2-5 אנשים), מנהל עם עוזר/ת, תיבת VIP שכמה אנשים צריכים לפקח עליה.
חיסרון: אין מנגנון הקצאה - כולם רואים הכל אבל אין כלי לעקוב מי טיפל במה.
מה זה? קבוצת גוגל שמוגדרת כ'תיבה שיתופית'. כל מייל שמגיע ל[email protected] מופיע לכל חברי הקבוצה, וניתן להקצות כל שיחה לנציג ספציפי, לסמן כטופל, ולעקוב אחר סטטוס.
דורש: Google Workspace בלבד
מתאים ל: תמיכת לקוחות, צוות מכירות, כל תיבה שצריך לנהל כ'תור עבודה' ולוודא שכל מייל טופל.
חיסרון: ממשק פחות נוח מ-Gmail הרגיל - מנוהל דרך groups.google.com.
מה זה? כתובת נוספת שמפנה לתיבת משתמש קיים. לדוגמה - info@ ו-support@ שניהם מגיעים לתיבת דן.
דורש: Google Workspace בלבד
מתאים ל: עסק קטן שבו אדם אחד מטפל בכל הכתובות הנכנסות.
חיסרון: לא מאפשר גישה לכמה אנשים - רק אדם אחד רואה.
מה זה? הגדרת כללים שמחלקים מיילים נכנסים אוטומטית לפי תנאים - כתובת שולח, מילות מפתח, נושא ועוד.
דורש: Google Workspace בלבד
דוגמאות:
מתאים ל: חברות עם מחלקות שונות, ניתוב חכם לפי סוג פנייה.
תופסת כל מייל שנשלח לדומיין - גם לכתובות שלא קיימות. מונע אובדן מיילים בגלל שגיאות כתיב. דורש Workspace.
שני דומיינים - תיבה אחת. כל כתובת ב-company.co.il עובדת גם כ-company.com. דורש Workspace.
גוגל מציעה מספר פתרונות לניהול כתובת אחת ללא שיתוף סיסמה - ובראשם התיבה המשותפת (Shared Inbox) שמקימים ישירות מ-Admin Console, לצד האצלת סמכויות, קבוצות שיתופיות וכללי ניתוב. הבחירה בפתרון הנכון תלויה בגודל הצוות, סוג החשבון והצורך במעקב אחרי סטטוס הטיפול.
כן, אפשר להשתמש בפתרון של האצלת סמכויות גם בחשבון גימייל פרטי, אך זה מוגבל לעד עשרה נציגים. שאר הפתרונות המתקדמים יותר דורשים חשבון עסקי.
הפתרון המתאים ביותר למצב כזה הוא הגדרת כינוי דואר. זה מאפשר ליצור כתובת נוספת שמפנה לתיבה הקיימת, כך שניתן גם לקבל וגם לשלוח מיילים בשם הכינוי מתיבה אחת.
הפתרון המומלץ הוא שימוש בקבוצות גוגל שמוגדרות כתיבה שיתופית. פתרון זה מאפשר להקצות כל שיחה לנציג ספציפי, לסמן את סטטוס הטיפול ולנהל את הפניות כמו תור עבודה מסודר. אם מספיק לכם לראות מי ענה על כל מייל - גם התיבה המשותפת החדשה מציגה זאת בשדה 'sent by'.
עובדים עם Gmail אישי בעסק? אפשר לעבור לתיבות בדומיין שלכם, בלי לאבד היסטוריה. זה בדיוק מה שאנחנו עושים ב-Koogler. קראו עוד על Gmail עם דומיין העסק, או דברו איתנו בשיחת אפיון ראשונית ללא עלות.
כמה אנשים צריכים לגשת לאותה כתובת מייל? המדריך הזה מסביר את כל הפתרונות: האצלת סמכויות, Collaborative Inbox, כינויים וכללי ניתוב - מה מתאים לכם ומה דורש Google Workspace.
