כמעט כל עסק מגיע לרגע הזה: יש כתובת info@, support@ או sales@ שמקבלת עשרות מיילים ביום, וצריך שכמה אנשים יוכלו לראות, לענות ולנהל אותה. הגישה הנאיבית - לשתף סיסמה - מסוכנת ולא יעילה. גוגל מציעה כמה פתרונות, כל אחד מתאים למצב אחר.
| פתרון | כמה גישות? | כולם רואים את אותו Inbox? | דורש Workspace? |
|---|---|---|---|
| האצלת סמכויות | עד 10 | כן | לא (גם Gmail פרטי) |
| Google Groups - Collaborative Inbox | ללא הגבלה | כן, עם הקצאה | כן |
| כינוי דואר (Alias) | אדם אחד | לא - מגיע לתיבה פרטית | כן |
| כללי ניתוב (Routing) | גמיש | לפי הגדרה | כן |
מה זה? בעל התיבה מאציל לאנשים נוספים גישה מלאה - לקרוא, להשיב ולשלוח - בלי למסור סיסמה. כל נציג נכנס עם חשבון משלו ורואה את אותה תיבה.
דורש: Gmail פרטי ו-Google Workspace כאחד
מתאים ל: צוות קטן (2-5 אנשים), מנהל עם עוזר/ת, תיבת VIP שכמה אנשים צריכים לפקח עליה.
חיסרון: אין מנגנון הקצאה - כולם רואים הכל אבל אין כלי לעקוב מי טיפל במה.
מה זה? קבוצת גוגל שמוגדרת כ'תיבה שיתופית'. כל מייל שמגיע ל[email protected] מופיע לכל חברי הקבוצה, וניתן להקצות כל שיחה לנציג ספציפי, לסמן כטופל, ולעקוב אחר סטטוס.
דורש: Google Workspace בלבד
מתאים ל: תמיכת לקוחות, צוות מכירות, כל תיבה שצריך לנהל כ'תור עבודה' ולוודא שכל מייל טופל.
חיסרון: ממשק פחות נוח מ-Gmail הרגיל - מנוהל דרך groups.google.com.
מה זה? כתובת נוספת שמפנה לתיבת משתמש קיים. לדוגמה - info@ ו-support@ שניהם מגיעים לתיבת דן.
דורש: Google Workspace בלבד
מתאים ל: עסק קטן שבו אדם אחד מטפל בכל הכתובות הנכנסות.
חיסרון: לא מאפשר גישה לכמה אנשים - רק אדם אחד רואה.
מה זה? הגדרת כללים שמחלקים מיילים נכנסים אוטומטית לפי תנאים - כתובת שולח, מילות מפתח, נושא ועוד.
דורש: Google Workspace בלבד
דוגמאות:
מתאים ל: חברות עם מחלקות שונות, ניתוב חכם לפי סוג פנייה.
תופסת כל מייל שנשלח לדומיין - גם לכתובות שלא קיימות. מונע אובדן מיילים בגלל שגיאות כתיב. דורש Workspace.
שני דומיינים - תיבה אחת. כל כתובת ב-company.co.il עובדת גם כ-company.com. דורש Workspace.
כמה אנשים צריכים לגשת לאותה כתובת מייל? המדריך הזה מסביר את כל הפתרונות: האצלת סמכויות, Collaborative Inbox, כינויים וכללי ניתוב - מה מתאים לכם ומה דורש Google Workspace.
