מה הם Guest Accounts ב-Google Chat? Guest Accounts הם חשבונות אורח שנוצרים אוטומטית עבור משתמשים חיצוניים שאינם בעלי חשבון Google Workspace, ומאפשרים להם לשתף פעולה עם הארגון שלכם בצורה מאובטחת.
עד כה, שיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים כמו לקוחות, ספקים ושותפים עסקיים הצריך פתרונות עקיפים: שליחת מיילים הלוך ושוב, שימוש ב-WhatsApp עסקי, או ביצוע שיתוף עם חשבונות Gmail פרטיים מחוץ למרחב המאובטח של הארגון.
Guest Accounts פותרים את הבעיה בצורה אלגנטית: המשתמש החיצוני מקבל חשבון אורח בתוך הדומיין שלכם, עם כל מדיניות האבטחה הארגונית, ומבלי לצאת מ-Google Chat.
לפני שניתן להזמין אורחים, מנהל ה-Workspace חייב לוודא שהגדרות הצ'אט החיצוני מופעלות:
האורח יקבל הזמנה למייל שלו ויוכל להצטרף לשיתוף הפעולה.
כשמשתמשים עם חשבון אורח מופיעים בשיחה, תראו:
כשנוצר חשבון אורח, הוא מופיע אוטומטית תחת יחידה ארגונית (OU) ייעודית בשם 'Workspace Guests' ב-Admin Console. זה מאפשר למנהלים:
חשבונות אורח מגיעים עם מדיניות אבטחה בסיסית שאינה יורשת מה-Root OU. זה מאפשר נקודת התחלה בטוחה. מנהלים יכולים לחזק את ההגדרות ולהוסיף:
אם הארגון שלכם משתמש בהגדרת Trusted Domains כדי להגביל שיתוף לארגונים ספציפיים, תוכלו כעת להוסיף דומיינים שאינם Workspace לרשימת המאושרים ולשתף פעולה איתם בצורה מאובטחת. חשוב לדעת: הגדרת Trusted Domains מונעת שיתוף עם חשבונות Gmail פרטיים (Consumer).
לא. Guest Accounts כלולים בכל תוכניות Google Workspace Business ו-Enterprise ללא עלות נוספת.
משתמש Workspace חיצוני הוא מישהו שיש לו חשבון Workspace בארגון אחר. Guest Account הוא עבור מי שאין לו חשבון Workspace כלל (לדוגמה: Gmail פרטי או ספק עם מייל רגיל). הראשון מסומן בתווית צהובה, השני בתכלת.
לא. אורח רואה רק את הצ'אטים והספייסים שהוזמן אליהם באופן מפורש.
דרך ה-Admin Console, תחת יחידת ה-'Workspace Guests' OU, ניתן לנהל ולבטל את חשבון האורח בכל עת.
לא. אורחים יכולים לשתף פעולה על קבצים קיימים שהוזמנו אליהם, אך לא ליצור קבצים חדשים או להיות בעלים על קבצים בדומיין הארגוני.
Guest Accounts ב-Google Chat הם פתרון בשל ומאובטח לשיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים. במקום לצאת מהמרחב הארגוני המאובטח לכלים חיצוניים, אפשר להכניס את הלקוח, הספק או השותף פנימה - עם שליטה מלאה, מדיניות אבטחה ברורה, וחוויית עבודה אחידה. לארגונים שעובדים עם הרבה גורמים חיצוניים, זה שינוי משמעותי בניהול ואבטחת התקשורת.
Guest Accounts מאפשרים לארגונים להזמין משתמשים חיצוניים שאינם בעלי חשבון Workspace לשיתוף פעולה ב-Google Chat, Docs, Sheets, Slides ו-Meet - בצורה מאובטחת עם מדיניות אבטחה ארגונית מלאה.
